Digitale vergaderrruimte is niet langer sciencefiction

‘Een all-in-one cloudplatform’, zo omschrijft Davy Van Ingelgem de digital boardroom. ‘De basis is de technologie van bedrijfssoftwareontwikkelaar SAP. Wij passen het systeem aan zodat bedrijven – uit welke sector ook – in realtime alle nodige data terugvinden. Het platform en zijn functionaliteiten geven de gebruikers een antwoord op de vraag hoe hun bedrijf het momenteel doet en waarom dat zo is (root cause analysis). Bovendien vinden ze erop terug wat ze in de toekomst kunnen verwachten. Op basis daarvan kunnen strategische beslissingen nemen.’

‘Een concreet voorbeeld? Neem een chemiebedrijf. Dat moet gegevens verzamelen over de basisproducten die het aankoopt. Als zijn grondstoffen plots een kwart duurder worden, moet het bedrijf met verhoogde kosten rekening houden in zijn financiële planning. Zulke schommelingen moet het bedrijf juist inschatten om zijn prognoses bij te sturen, op eender welk niveau. Vroeger kreeg de controller de vraag van de directie om de modellen aan te passen. Hij moest dan op zoek naar de noodzakelijke info bij alle diensten. Met de EY digital boardroom hoeft dat niet meer. Alle informatie is beschikbaar, van onder naar boven in de organisatie.’

‘De digital boardroom vergelijk ik graag met legoblokken. De basis is het SAP-systeem, maar daarop kun je allerlei nieuwe features bouwen en samenstellen. We hebben als EY een vijftigtal use cases gebouwd op basis van onze projectervaring in verschillende sectoren, technologieën en procesoptimalisering. Die use cases vormen een goed startpunt, bovendien kun je ze aan elke bedrijf aanpassen of aan nieuwe technologische mogelijkheden.’

‘De grote voordelen van de digital boardroom? Je werkt veel efficiënter. Want je hoeft niet telkens de hele keten van hoog tot laag te doorlopen, maar komt meteen zelf tot bij de informatie die je zoekt. Dat levert uiteraard tijdswinst op. En vooral, je krijgt een 365 gradenoverzicht over je organisatie. Je kunt met gelijk wie aansluiting vinden. Uiteraard vraagt dit wel een mentaliteitswijziging. Zoals voor elke digitale transformatie kun je pas processen optimaliseren en nieuwe technologie omarmen als je mensen mee zijn.’

‘De digital boardroom is een typisch voorbeeld van de enorme mogelijkheden van nieuwe technologie. We stellen haar voor in een setting als de wavespace waar principes als delen, cocreatie en co-innovatie heersen. Dit disruptieve laboratorium opent voor veel bedrijven de ogen. Algauw ontstaan er nieuwe ideeën. Die kun je ter plekke uitwerken, concretiseren en er uiteindelijk een afgewerkt product of dienst van maken. Je treedt er al snel uit vastgeroeste patronen.’